展覽會(huì)籌辦的組織機(jī)構(gòu)

一般而言，展覽會(huì)的籌辦，苜先要成立籌備展覽會(huì)的領(lǐng)導(dǎo)隊(duì)伍，即組建籌展的組織機(jī)構(gòu)，并規(guī)定其各自的職能。組織管理對(duì)展覽成功起著很關(guān)鍵的作用。一個(gè)展覽項(xiàng)目有主辦單位、協(xié)辦單位和承辦單位以及展覽公司。主辦單位一般不參與展覽實(shí)務(wù)；承辦單位是展覽實(shí)施者，對(duì)展覽的各項(xiàng)事務(wù)都負(fù)有主要責(zé)任。其中，展覽組委會(huì)要負(fù)責(zé)展覽原則和方針的制定。展覽辦公室要負(fù)責(zé)申請(qǐng)和辦理開展的各項(xiàng)手續(xù)及負(fù)責(zé)展覽的日程安排，并進(jìn)行宣傳、邀請(qǐng)、打印發(fā)放文件信函等工作。展覽事務(wù)各部門一般有各自的職能，如，財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)管理展覽的來(lái)往賬目、錢款的收入和支出；總務(wù)部是后勤內(nèi)務(wù)的保障，負(fù)責(zé)物的采購(gòu)、儲(chǔ)存、運(yùn)輸?shù)龋辉O(shè)計(jì)部負(fù)責(zé)總體設(shè)計(jì)、各單項(xiàng)設(shè)計(jì)、展覽形象設(shè)計(jì)、宣傳品設(shè)計(jì)等；文字部負(fù)責(zé)編撰總腳本、細(xì)目腳本、版面說(shuō)明文字、大標(biāo)題、小標(biāo)題、照片文字、表文字等；工程部負(fù)責(zé)按設(shè)計(jì)要求進(jìn)行空間場(chǎng)景、展具、照明、文字、片、裝飾物、標(biāo)志等的施工；規(guī)劃部負(fù)責(zé)規(guī)劃調(diào)整、人力物力調(diào)配等，展品部負(fù)責(zé)展品的征集、防火、維護(hù)秩序、票證管理等；接待部負(fù)責(zé)安排參展商的吃、住、行及參觀票券的發(fā)放和迎送接待特殊的參觀者。

展覽會(huì)的組織籌辦機(jī)構(gòu)不是固定不變的，也并非絕對(duì)的分工明確，而是相互交織，互為一體。機(jī)的設(shè)置應(yīng)根據(jù)展覽項(xiàng)目的規(guī)模來(lái)定。大型展覽會(huì)分設(shè)機(jī)可細(xì)致周全，小型展覽會(huì)組織機(jī)可員壓縮，但功能不可少。有些機(jī)在展覽會(huì)的不同時(shí)期可轉(zhuǎn)化、合并、分設(shè)和重組。籌展機(jī)的組成和功能是以展覽會(huì)能否有序、按時(shí)、高效為原則，各機(jī)的設(shè)立和功能職責(zé)變化應(yīng)以此為基點(diǎn)。

管理與接待

展覽正式開幕后，在展出期間，還必須做好以下工作：

（1）接待工作，在展覽館一般設(shè)有專門的接待室，可有計(jì)劃地接待觀眾，進(jìn)行有組織的集體參觀。商業(yè)展覽會(huì)在開展期要進(jìn)行交流、交易工作，應(yīng)設(shè)有接待交流空間或咨詢處。接待工作還包括對(duì)觀眾發(fā)放宣傳材料、紀(jì)念品、介紹展品和企業(yè)的情況，回答觀眾出的間題等。

（2）修理、清潔工作，展示過(guò)程中，常常會(huì)出現(xiàn)一些意外的情況，如機(jī)故障、電力故障等事故，須及時(shí)處理，以確保良好的展示效果。

（3）安全保衛(wèi)工作，展示活動(dòng)往往是在人群簇?fù)怼⒄蛊废蛴^眾敞開的環(huán)境中進(jìn)行。對(duì)于貴重的小展品，必須設(shè)專人看管，以免展品的損壞或丟失。同時(shí)，還必須注意防火、防爆等事故，確保觀眾安全。

（4）撤展、善后工作，這項(xiàng)工作要有序地進(jìn)行。應(yīng)小心收放展品，免損壞；展品要按原清單查收入庫(kù)，防止丟失；對(duì)于展具的拆撤，應(yīng)注意拆裝有序、按類收存，以方便以后再用。